Pengertian
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) – Proses dalam SIA menggunakan
sistem pemrosesan transaksi untuk mencatat berbagai operasi transaksi yang
terjadi, yang mempengaruhi status finansial organisasi. Sistem ini mengenai
operasional sistem akuntansi, dan menangani laporan historis dari semua
transaksi yang terjadi dalam jumlah besar. Selain itu, sistem ini membuat
berbagai laporan seperti laporan keseimbangan keuangan dan rekening masukan
yang semuanya memberikan gambaran finansial dari organisasi
Sistem informasi adalah serangkaian prosedur formal di mana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan ke para pengguna. Salah satu kerangka kerja sistem informasi ialaha sistem informasi akuntansi
Menurut Barry E.
Cushing yang dikutip dan dialih bahasakan oleh La Midjan & Azhar Susanto
(2003) mengatakan bahwa, "Sistem
informasi akuntansi merupakan seperangkat sumber manusia dan modal
dalam organisasi, yang berkewajiban untuk menyajikan informasi keuangan dan
juga informasi yang diperoleh dari pengumpulan dan memproses data."
Menurut Nugroho Wdjajanto (2001) menyatakan bahwa : "Sistem
informasi akuntansi adalah susunan formulir, catatan, peralatan
termasuk komputer dan perlengkapannya serta alat komunikasi, tenaga
pelaksanaannya dan laporan yang terkoordinasi secara erat yang didesain untuk
mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan
manajemen."
Menurut Barry E.
Cushing yang dikutip dan dialih bahasakan oleh La Midjan & Azhar Susanto
(2003) mengatakan bahwa, "Sistem
informasi akuntansi merupakan seperangkat sumber manusia dan modal
dalam organisasi, yang berkewajiban untuk menyajikan informasi keuangan dan
juga informasi yang diperoleh dari pengumpulan dan memproses data."
Menurut Nugroho Wdjajanto (2001) menyatakan bahwa : "Sistem
informasi akuntansi adalah susunan formulir, catatan, peralatan
termasuk komputer dan perlengkapannya serta alat komunikasi, tenaga
pelaksanaannya dan laporan yang terkoordinasi secara erat yang didesain untuk
mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan
manajemen."
a. Fokus Awal Pada
Data
Penggunaan komputer generasi pertama hanya terbatas untuk
Aplikasi Akuntansi. Dikenal dengan nama Electronic Data Processing (EDP) atau Data
Processing (DP). Digunakan juga istilah Accounting Information System
(SIA-Sistem Informasi Akuntansi) untuk menggambarkan sistem yang memproses
aplikasi pengolahan data perusahaan menjadi beberapa informasi sebagai produksi
sampingan dari proses akuntansi.
b. Fokus Baru Pada
Informasi
Konsep SIM (Sistem Informasi Manajemen) menyadari bahwa
aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi
manajemen. Konsep ini segera diterima oleh banyak perusahaan besar, namun hasil
aktual jarang sesuai dengan yang dibayangkan semula. Penyebabnya adalah :
1. Kurangnya pengetahuan tentang komputer di antara para
pemakai.
2.Kurangnya pengertian bisnis dan keawaman spesialis
informasi mengenai peran manajemen.
3. Peralatan komputer yang mahal dan terbatas dibanding
standar sekarang. Karena rancangan-rancangan sistem menjadi membengkak dan
tugas tersebut menjadi tidak mungkin dikelola, maka perusahaan memutuskan
membuang ide SIM dan kembali ke DP.
Evolusi Perkembangan Konsep SIM
1. Fokus awal pada data
Selama paruh pertama abad 20, perusahaan pada umumnya
mengabaikan kebutuha n informasi para manajer. Pada fase ini penggunaan
komputer hanya terbatas pada aplikasi akuntansi. Nama aplikasi akuntasnsi
berbasis komputer pada awalnya adalah pengolahan data elektronik (EDP) kemudian
berubah menjadi Data prosesing (DP) dan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) .
2. Fokus baru pada informasi
Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung
yang mempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai
SIM dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tsb.
Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan
utama menghasilkan informasi manajemen. Konsep ini segera diterima oleh
perusahaan besar.
3. Fokus revisi pada pendukung keputusan.
Sistem pendukung keputusan (Decision support system) =
sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang
harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat manajer. Manajer
tersebut Berada di bagian manapun dalam organisasi pada tingkat manapun dan
dalam area bisnis apapun. DSS dimaksudkan untuk mendukung kerja satu manajer
secara khusus.
Spesifikasi DSS :
Berfokus pada proses keputusan daripada proses transaksi
Dirancang dengan mudah, sederhana, dapat diterapkan dengan
cepat dan mudah diubah.
Dirancang dan dioperasikan oleh manajer
Mampu memberikan informasi yang berguna bagi analisis
kegiatan manajerial.
Berkaitan dengan hanya bagian kecil dari masalah besar
Memiliki logika yang serupa dengan cara manajer menganilis
situasi yang sama.
Memiliki basis data berisi informasi yang disarikan dari
file dan informasi lain organisasi yang berasal dari lingkungan eksternal.
Memungkinkan manajer untuk menguji hasil yang mungkin dari
serangkaian alternatif.
4. Fokus pada Komunikasi
Pada waktu DSS berkembang , perhatian juga difokuskan pada
otomatisasi kantor (office automation/OA) OA memudahkan komunikasi dan
meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui
penggunaan alat elektronik. OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi
seperti konferensi jarak jauh, voice mail, e-mail, electronik calendaring,
facsimile transmission.
5. Fokus potensial pada konsultasi
Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian
penalaran logis yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang dinamakan
kecerdasan buatan (artificial intelligence).
Agar suatu sistem informasi akuntansi dapat berjalan
dengan efisien, terdapat empat hal yang harus diperhatikan, yaitu pengendalian,
fleksibilitas, dan hubungan keuntungan—biaya yang layak. Salah satu cara
pengendalian yang dilakukan perusahaan adalah pengendalian intern. Menurut
Mulyadi dalam bukunya “Sistem Akuntansi” menyatakan bahwa:
“Pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode
dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi,
mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan
mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen”.
(2001:163)
Pengendalian intern yang baik merupakan salah satu faktor
penentu bagi tercapainya tujuan perusahaan.
Pengendalian intern adalah sebagai tindakan yang dilakukan manajemen untuk
mempertinggi kemungkinan tercapainyaa beberapa tujuan dan sasaran
perusahaan.Manajemen akan merencanakan, menyusun dan mengatur pelaksanaan
berbagai tindakan yang tepat untuk memberikan kepastian yang layak atau masuk
akal bahwa tujuan dan sasaran perusahaan dapat tercapai. Oleh karenanya,
pengendalian intern merupakan hasil dari perencanaan, penyusunan dan pengaturan
yang dilakukan secara tepat oleh manajemen.
Pelaksanaan pengendalian intern perusahaan tidak dapat
terlepas dari sistem informasi akuntansinya, begitupun sebaliknya. La
Midjan dan Azhar Susanto dalam bukunya “Sistem Informasi Akuntansi I dan II”
mengungkapkan sebagai berikut:
“Pengendalian intern selalu harus bergandengan dengan sistem
informasi akuntansi yang dihasilkan agar berguna bagi pemakai (users) intern
maupun ekstern untuk mengambil keputusan, maka informasi tersebut harus
mengandung unsur terkendali”.
“…..dapat disimpulkan bahwa antara sistem informasi
akuntansi dan pengendalian intern memiliki hubungan yang erat dan saling
menunjang”.
(2001:263)
Sistem informasi akuntansi dan pengendalian intern
diterapkan oleh perusahaan dengan salah satu tujuannya adalah untuk menjaga
kekayaan perusahaan. Kekayaan yang dimiliki perusahaan adalah berupa aktiva.
Dalam menjalankan aktivitasnya perusahaan tidak dapat terlepas dari penggunaan
aktiva yang dalam hal ini adalah aktiva tetap.Ikatan Akuntan Indonesia dalam bukunya
“Standar Akuntansi Keuangan” memberi pengertian tentang aktiva tetap, yakni
“Aktiva tetap merupakan aktiva berwujud yang diperoleh dalam
bentuk siap pakai atau dengan dibangun terlebih dahulu, yang digunakan dalam
operasi perusahaan, tidak dimaksudkan untuk dijual dalam rangka kegiatan normal
perusahaan dan mempunyai masa manfaat lebih dari 1 (satu) tahun”.
(2004:16.2)
Aktiva tetap atau yang biasa disebut fixed asset dipakai
perusahaan sebagai alat bantu dalam rangka menghasilkan pendapatan. Transaksi yang
menyangkut aktiva tetap tidak sesering aktiva lancar, tetapi jumlah untuk suatu
nilai transaksi aktiva tetap dapat bernilai besar. Karena nilainya material
maka aktiva harus dijaga eksistensinya.
Dalam usahanya untuk menjaga aktiva perusahaan, pihak manajemen
harus dapat membentuk suatu sistem yang dapat mengendalikannya. Sistem
informasi akuntasi merupakan salah satu cara untuk mengendalikan keadaan
perusahaan terutama dalam bidang keuangan yang tentunya berkaitan, baik secara
langsung ataupun tidak langsung terhadap aktiva tetap.
Dalam pelaksanaannya manajemen perlu menyusun sistem
informasi akuntansi aktiva tetap dengan beberapa alasan seperti yang
dikemukakan oleh La Midjan dalam “Sistem Informasi Akuntansi I” sebagai
berikut:
1. Aktiva tetap merupakan
bagian terbesar dari kekayaan perusahaan dimana sebagian besar modal
(uang) perusahaan tertanam didalamnya terutama pada perusahaan-perusahaan
industri dan jasa tertentu.
2. Aktiva tetap tertentu
antara lain mesin selain harganya mahal juga perlu diperhatikan perawatannya
untuk mempertahankan kinerjanya, sehingga untuk itu diperlukan adanya jadwal
pemeliharaan (maintenance) yang teratur dan baik.
3. Aktiva tetap yaitu
alat-alat berat dalam perusahaan pemborong (kontraktor) sering harus berpindah-pindah
tempat dari satu proyek ke proyek lain, dan dari suatu daerah ke daerah lain.
Disini diperlukan sistem monitoring dan jadwal yang baik agar pemindahannya
dapat berlangsung secara efisien.
4. Aktiva tetap khususnya
yang dioperasikan untuk memperoleh pendapatan antara lain kendaraan/mobil di
perusahaan jasa angkutan, seluruh pendapatan maupun biaya yang dikeluarkan
perlu diadministrasi dengan baik agar manajemen setiap saat dapat menilai efisiensinya
dan bila dianggap perlu aktiva tetap tersebut dijual dan diganti yang lain.
(2001:264)
Beberapa alasan penyusunan sistem informasi akuntansi aktiva
tetap yang telah diungkapkan di atas tidak terlepas dari pengendalian internnya
yang tentunya pengendalian intern yang berkaitan dengan aktiva tetap. Prinsip
pengendalian intern aktiva tetap yang perlu diperhatikan dalam menyusun sistem
informasi akuntansi aktiva tetap, masih menurut La Midjan dalam bukunya “Sistem
Informasi Akuntansi I” adalah sebagai berikut:
1. Adanya budget untuk
pengeluaran atau pembelian aktiva tetap berikut prosedur otorisasinya.
2. Adanya kebijakan
penjualan aktiva tetap.
3. Adanya kartu induk dan
kartu eksploitasi berikut pengarsipan atas dokumen pemiliknya, pemutasian dan
nomor induk.
4. Adanya sistem dan
prosedur pemeliharaan (maintenance) serta pengawasan atas aktiva tetap.
5. Adanya pemeriksaan
fisik secara rutin atau periodik.
6. Memanfaatkan asuransi
kerugian untuk memperoleh penggantian apabila terjadi kebakaran dan lain-lain.
(2001:264-265)
Sistem informasi akuntansi aktiva tetap sebagai alat bantu
pelaksanaan pengendalian intern aktiva tetap yang efektif mempunyai tujuan,
antara lain:
1) Mempertanggungjawabkan
transaksi yang berkaitan dengan pembelian dan pelepasan aktiva tetap.
2) Melindungi aktiva
tetap melalui pengendalian intern yang melekat.
3) Menetapkan bagian
aktiva tetap yang dikonsumsi sebagai jasa yang terpakai dan yang dihapuskan
sebagai biaya.
Dari serangkaian uraian di atas terlihat jelas bahwa sistem
informasi akuntansi aktiva tetap memiliki hubungan dengan pengendalian intern
aktiva tetap dan pengendalian intern aktiva tetap tidak terlepas dari sistem
informasi aktiva tetapnya.
Agar penjagaan terhadap aktiva tetap perusahaan dapat
berjalan dengan baik, maka kedua unsur tersebut (sistem informasi akuntansi
aktiva tetap dan pengendalian intern aktiva tetap) harus dilaksanakan secara
beriringan sehingga dapat menghasilkan suatu informasi yang sangat bermanfaat
bagi setiap pihak, terutama manajemen, dalam melakukan pertimbangan untuk
mengambil suatu keputusan yang tepat yang dapat membawa perusahaan kearah yang
lebih baik.
